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No âmbito dos sistemas de incentivos financiados por fundos europeus, é frequente associar-se a gestão de um projeto à fase de execução e à necessidade de reunir evidências de despesa, como faturas, recibos ou comprovativos de pagamento.
Contudo, uma candidatura não se constrói apenas durante a execução. Pelo contrário, a sua robustez e conformidade começam a ser definidas muito antes da submissão do pedido de apoio, através de um adequado planeamento do investimento e da salvaguarda dos requisitos associados ao efeito de incentivo.
O que é o efeito de incentivo?
O efeito de incentivo constitui um dos princípios estruturantes dos regimes de auxílios de Estado, exigindo que o apoio público produza uma alteração efetiva no comportamento da empresa beneficiária.
Na prática, importa demonstrar que a realização, dimensão, âmbito ou calendário do investimento foram influenciados pela expectativa de obtenção do incentivo, não podendo o projeto encontrar-se materialmente decidido ou comprometido antes da apresentação da candidatura.
Neste contexto, a fase de preparação assume particular relevância. Isto porque, para além de definir o investimento a realizar, é necessário assegurar que o processo de decisão é conduzido de forma compatível com os requisitos dos sistemas de incentivos, criando evidências que permitam demonstrar que o projeto se encontrava efetivamente numa fase de análise e planeamento à data da candidatura.
Planeamento do investimento e recolha de orçamentos
Numa ótica de sequência lógica, a empresa identifica a necessidade de investimento e avalia as diferentes soluções disponíveis para responder aos seus objetivos estratégicos. Seguidamente, deverá recolher informação junto do mercado, através da solicitação de propostas e pedidos de orçamento a potenciais fornecedores, de forma a validar as opções técnicas e estimar os custos associados.
É precisamente nesta etapa que os orçamentos assumem uma importância crítica. Para além de suportarem financeiramente a candidatura, constituem uma evidência do processo de avaliação realizado pela empresa, permitindo demonstrar que foram analisadas alternativas e que as estimativas de investimento apresentadas resultam de uma consulta efetiva ao mercado.
Sempre que possível, a obtenção de propostas comparativas reforça a fundamentação técnica e económica das opções selecionadas e contribui para demonstrar a razoabilidade dos custos propostos.
Compromissos antes da candidatura e efeito de incentivo
Contudo, importa distinguir claramente a recolha de informação de mercado da formalização da decisão de investimento.
É aconselhável solicitar orçamentos, esclarecer condições técnicas e explorar diferentes soluções. No entanto, não é permitido assumir qualquer compromisso vinculativo que evidencie uma decisão de investimento anterior à submissão da candidatura.
Ou seja, não podem existir situações como a assinatura de contratos, a emissão de notas de encomenda, a adjudicação formal a fornecedores, a aceitação expressa de propostas comerciais ou a realização de pagamentos antecipados, antes das candidaturas. Estes atos são considerados indícios de que o investimento e o fornecedor já se encontravam decididos, colocando em causa a demonstração do efeito de incentivo e o cumprimento das regras de elegibilidade aplicáveis.
Documentação e preparação para auditorias
É ainda de salientar que, a documentação produzida nesta fase inicial pode revelar-se determinante para demonstrar, em sede de acompanhamento ou auditoria, a execução e o bom cumprimento dos requisitos dos sistemas de incentivos.
Deste modo, a preparação de uma candidatura deve ser encarada como um exercício de planeamento estratégico e de mitigação de risco. A conformidade futura do projeto depende da correta execução física e financeira dos investimentos, e da capacidade de demonstrar que todas as decisões relevantes foram tomadas após a submissão da candidatura.
Em última análise, uma candidatura bem-sucedida não resulta apenas da apresentação de despesas elegíveis. Resulta, sobretudo, da existência de um processo de planeamento devidamente documentado, capaz de evidenciar a necessidade do investimento, a análise de alternativas, a fundamentação dos custos e o cumprimento do princípio do efeito de incentivo.
É nesta fase preliminar, muitas vezes subvalorizada pelas empresas, que se constroem as bases para a aprovação do projeto e para uma execução sem constrangimentos em sede de acompanhamento ou auditoria.
